Hvem er vi?

Frivilligcenter Roskilde indsamler, opbevarer og behandler udelukkende persondata til specifikke og saglige formål, der er nødvendige i forhold til Frivilligcenterets drift og udvikling. Hvis vi ikke har hjemmel til at behandle specifikke persondata, indhenter vi samtykke.

Vi behandler kun persondata, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige - eller når den registrerede beder os om det.

Denne privatlivspolitik er udsendt til alle vores medlemsforeninger og er en del af ”velkomstpakken” til nye medlemmer. Den ligger desuden på Frivilligcenterets hjemmeside og opdateres efter behov.

Vi behandler ikke personfølsomme data. For kategori 1-3 af de berørte personer gælder det, at vi behandler følgende data:

• Navn
• E-mailadresse
• Telefonnummer

Når der til kurser og andre arrangementer bliver fotograferet, gør vi de tilstedeværende opmærksom på, at de blot kan henvende sig til fotografen, hvis de ikke ønsker at være med på sådanne situationsbilleder.

For kategori 4 desuden også:

• Rolle i bestyrelsen, stilling eller funktion/arbejdsområde
• Portrætfotos

Vi opbevarer og behandler normalt ikke postadresser og cpr-numre.

Ud over de data, vi får oplyst fra foreningerne om deres kontaktpersoner, henter vi data fra Roskilde Kommunes Sociale Vejviser samt evt. offentligt tilgængelige oplysninger, eksempelvis kontaktoplysninger på foreningens egen hjemmeside.

Vi behandler persondata for at opfylde følgende formål:

1) For medlemsforeningers kontaktpersoner

• At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent, administrere deres medlemskab i Frivilligcenteret og sende relevante informationer og nyhedsbreve
• At opfylde lovgivning, herunder rapportering til Socialstyrelsen, kommune, fonde og årsrapport

2) For borgere

• At kunne formidle frivilligt arbejde
• At rådgive om mulighederne for at få hjælp af en forening eller andre frivillige
• At kunne oplyse om og henvise til relevante tilbud og aktiviteter

3) For kursusdeltagere

• At kunne håndtere tilmeldinger til vores kurser, hvoraf nogle er åbne for andre end medlemsforeningers medlemmer
• At kunne bidrage til networking mellem deltagerne ved at muliggøre deling af kontakt-informationer, hvis alle involverede ønsker det
• At kunne udsende kursusmaterialer

4) For bestyrelse, ansatte og frivillige medarbejdere

• At drive Frivilligcenterets sekretariat
• At planlægge, gennemføre og følge op på Frivilligcenterets aktiviteter

Vi har forskellige opbevaringsperioder for persondata, afhængig af hvilken kategori det drejer sig om:

1. Medlemsforeningers kontaktpersoner: Så længe, foreningen er medlem hos os
2. Borgere: Når vi har fundet dem et frivilligjob eller afsluttet det pågældende projekt
3. Kursusdeltagere: Tilmeldings-/deltagerlister bliver slettet senest 1 år efter kurset, evt. anonymiseret til historiske formål
4. Bestyrelse, ansatte og frivillige medarbejdere: Så længe tilknytningen varer. For bestyrelse og ansatte derudover 5 år aht. skattelovningen. For frivillige 1 år og derefter evt. anonymiseret til historiske formål.

Når vi fortæller borgere om foreningstilbud, aktiviteter og mulighed for at udføre frivilligopgaver i foreninger og andre frivilligindsatser, videregiver vi de kontaktoplysninger, som vi har fået oplyst af vores medlemsforeninger.

Til samarbejdspartnere og andre aktører videregiver vi udelukkende sådanne persondata, hvis vi har lovlig hjemmel hertil eller er retsligt forpligtet til at videregive dem, fx som led i indberetning til en myndighed.

Herudover videregiver vi ikke persondata til andre uden for Frivilligcenteret uden personens samtykke.

Når vi behandler dine persondata, har du bl.a. ret til:

• at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
• at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)

Dette kan ske, ved at du henvender dig til os – se kontaktoplysninger nederst.

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler persondata.

Frivilligcenter Roskilde er en ekstern enhed under Roskilde Kommune og er underlagt kommunens regler på det regnskabsmæssige og det juridiske område og mht. it-systemer. Læs mere om Roskilde Kommunes håndtering af persondata: http://roskilde.dk/kommunen/databeskyttelse.

Hvis du ønsker yderligere oplysninger om de generelle regler for behandling af persondata, kan du læse mere på Datatilsynets hjemmeside: https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/ofte-stillede-spoergsmaal/

Frivilligcenter Roskilde sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. Du kan altid kontakte os, hvis du vil vide, hvilke data vi opbevarer om dig.

Dataansvarlig: Sekretariatsleder Michael Riedel, tlf. 29 32 99 09, e-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.. Ved evt. databrud kontakter den dataansvarlige Datatilsynet inden for 72 timer.